Главное о креативном бизнесе в Петербурге: истории успехов и провалов предпринимателей и уроки, которые они вынесли из своего дела. Это совместный проект с «Мастерами России» — новой бесплатной образовательной платформой для молодых предпринимателей в сфере новой экономики. Проект поможет как тем, кто уже добился успеха, так и тем, кто только планирует начать свой бизнес.
Все тексты проекта

«На фестиваль не пришли ни спикеры, ни партнеры — все смотрели футбол». Сотрудники «Бумаги», Geek Picnic, «Старкона» и Doing Great — о главных провалах во время организации мероприятий

Образовательная платформа для предпринимателей Mastera.academy запустила три новых бесплатных онлайн-курса: «Как согласовать мероприятие», «Как открыть хостел» и «Как запустить бренд косметики».

Прослушав лекции и выполнив задания до 10 июня, а также пройдя собеседование, участники могут попасть на международную стажировку или практику в российских компаниях.

Проект реализуется фондом «Креативные практики» при поддержке компании «Газпром нефть» в программе «Родные города».

Как провести научный фестиваль во время одного из самых важных матчей Чемпионата мира по футболу или ловить безбилетников из-за дыры в заборе и что делать, когда в последний момент уходит генеральный партнер мероприятия?

Сотрудники «Бумаги», Geek Picnic, «Старкона» и агентства Doing Great рассказывают, какие неприятности могут случиться во время организации мероприятия и как с ними справляться.

Анна Орлова

Исполнительный директор фестиваля Geek Picnic

— Нет ничего хуже в работе, чем непрофессиональные «друзья» директоров, которые, сваливаясь на голову сотрудникам, начинают диктовать свои правила игры. Всем приходится играть по ним до полного провала, когда директор наконец осознает, что те друзья и не были друзьями вовсе.

В прошлом году у нас было несколько таких примеров, но вишенкой на торте стал юноша, — назовем его, например, Иннокентием, — из команды этих самых «друзей», который был нашим техдиром, а значит, отвечал за всю техническую сторону фестиваля: подрядчиков по застройке, монтаж, охрану. Техдир для руководства фестиваля — как анестезиолог для хирурга: он обеспечивает поле для реализации всех планов, и если что-то делает не так — это больно для всех участников процесса.

Запомнился Иннокентий в первую очередь тем, как (и с какой частотой) он приносил плохие новости — истерично врывался в самый неподходящий момент и полным ужаса тоном произносил: «Коллеги, ситуация патовая». В первый раз формулировка проскочила, кажется, когда «друзья» потребовали за согласования с городом и структурами (МЧС, МВД, скорая, пожарная), которые мы всегда делали бесплатно, миллион рублей. Дальше за неделю до фестиваля «друзья» объявили об изменении финансовых условий: они требовали стопроцентную предоплату за монтаж. Теперь мы шутим, что «фестиваль взяли в заложники».

Когда мы разрешили эту «патовую ситуацию» и начали застройку, внезапно выяснилось, что место, где Иннокентий планировал расставить фудтраки, оказалось меньше, чем он предполагал, и они просто туда не поместились: пришлось переделывать за ним всю разводку на фудкорте.

Фото: Geek Picnic

Мы ходили с дырявыми карманами, когда уже на фестивале перед нами снова возник бледный Кеша, привычно сообщивший, что ситуация известно какая. На этот раз дыра обнаружилась еще и в заборе. Через нее, несмотря на «тщательно расставленную» Иннокентием охрану, с отличным напором била струя веселых безбилетных посетителей. Каждый раз, когда появлялся ОН, — замирали сердца всей команды. Ко второму дню Иннокентий таки взял себя в руки — и мы успокоились.

Есть ситуации, на которые ты можешь влиять. Справедливости ради — Иннокентий старался, но ему не хватило опыта и он не был готов к тому количеству трудностей, с которыми ему довелось столкнуться. Хотя мы оговаривали сложность проекта и старались «на берегу» дать максимум вводных.

Все эти ситуации — не патовые, а рабочие, но непредвиденные. Их нужно отработать в моменте. Чтобы проблем возникало меньше и ваши ожидания не были обмануты, нужно не только оговорить все условия, но и закрепить их договором. Наученные опытом, мы ввели короткую договорную процедуру — стараемся четко понимать, какой профит каждый получит от сотрудничества. Идеально, когда польза взаимная, соизмеримая и не только материальная.

А есть другие ситуации — как ливень [неожиданно начавшийся во время мероприятия] — желательно, чтобы у организатора были планы «что, если?» на такие случаи, которые помогут не впасть в истерику или отчаяние, а позволят всем членам команды действовать в заранее оговоренном порядке.

Михаил Тупикин

Директор мероприятий «Бумаги»

— Чемпионат мира по футболу — прекрасный пример того, когда мы учли практически все факторы, кроме одного, который в итоге всё перекрыл. Мы планировали «Кампус» (просветительский фестиваль «Бумаги») в 15 барах города сразу после четвертьфинала «Россия — Испания» (Россия выиграла со счетом 4:3 — прим. «Бумаги»). В итоге матч затянулся, вовремя не пришли ни спикеры, ни партнеры — все смотрели футбол. Пришли только зрители. Такая ситуация сложилась во всех барах: в итоге мы провели мероприятие, дождавшись, когда футбол закончится.

Фото: «Кампус»

Как-то во время нашего мероприятия в соседнем строении начался пожар; в другой раз один из спикеров скончался в день мероприятия; а однажды в здании, где мы проводили Slam, за час до открытия дверей заработали станки — на втором этаже было какое-то промышленное помещение, которое на протяжении трех лет не работало. Пришлось просить выключить их на время события.

Планируя мероприятия, можно думать, что всё пройдет, как ты спланировал, но так не бывает никогда. При этом 90 % людей, скорее всего, не заметят, что что-то идет не так. Стоит максимально пессимистично учитывать затраты и количество зрителей — и знать, что всё равно что-то пойдет не по плану.

Екатерина Юшкевич

Продюсер мероприятий «Бумаги»

— Для того чтобы избежать организационных трудностей, стоит привлекать больше людей. На первом Science Bar Hopping (научный фестиваль «Бумаги» с лекциями в барах) организационными моментами занимались три человека с пятью волонтерами. Для сравнения — на последнем Bar Hopping работали 35 человек с учетом волонтеров, кураторов и техников в каждом баре.

Фото: Science Bar Hopping

Таня Пантелеева

Сооснователь агентства Doing Great

— Провал — это как минимум повод для смешной истории через пару недель или месяцев. Мы отвечаем за PR и SMM-сопровождение мероприятий, но до этого мы организовали свою серию концертов у Осиновецкого маяка, а также всё еще есть проект с секретными концертами Sofar Sounds Saint-P (место проведения становится известным за три дня до события, а лайн-ап — по мере выхода музыкантов на сцену — прим. «Бумаги»).

Мы внезапно придумали делать концерты у маяка, не особо задумываясь над тем, что это — Ладожское озеро, Ленобласть, ну и что на погоду особо рассчитывать, конечно, не приходится. Нам с Катей, теперь уже тоже соосновательницей агентства, тогда было 18 и 19 лет, опыта в организации особо не было, а смелости — хоть отбавляй.

Уже ближе к первому концерту оказалось, что люди спрашивают, будут ли навесы, что мы будем делать, если пойдет дождь. Мы посовещались, решили вложить все деньги, что у нас были (5 000 рублей), в покупку навеса — навес обещали на 200 человек, белый, красивый. Забирать его нужно было где-то за метро, просто из машины какого-то человека, который, конечно, больше ни разу не взял трубку [после покупки].

Фото: Sofar Sounds

Навес оказался буквально на 10 человек. Его было невозможно установить, но когда это все-таки произошло, мы плакали в подсобке от того, насколько убого это выглядело — он просто колыхался на ветру. По счастливой случайности в чьей-то машине был баннер, который можно было установить хотя бы в качестве части сцены для артиста. Мы его установили и — та-дам! — на нем был изображен огромный унитаз. То есть наш артист чуть не выступил на фоне баннера с огромным унитазом. Не скажу, кто это, но его стилю музыки это точно совсем не свойственно.

После этого была еще история, как мы застряли в заброшенном помещении, когда готовились к Sofar Sounds. Благо в PR сложно совершить что-то настолько фатальное — хотя поводов поплакать тоже, конечно, хватает. Главное — быстро соображать и нейтрализовывать ситуацию, и хотя бы делать вид, что всё под контролем. Пока делаешь вид и работаешь, всё и правда наладится.

Игорь Пылаев

Генеральный продюсер фестиваля «Старкон»

— В 2017 году за две с половиной недели до фестиваля от нас ушел генеральный партнер. Тогда фестиваль ушел в очень большой минус. Я вел долгие и сложные переговоры с площадкой, а также с оставшимися партнерами — нужно было провести экстренное перераспределение средств. Сейчас, подписывая договоры, мы стараемся обеспечивать себя защитой от подобных ситуаций.

Еще один пример — когда площадка построила нам сцену, и выяснилось, что они использовали свои схемы, которые не согласовали с нами. Входы и выходы были перепутаны, центральная часть выглядела иначе, и нам прямо на месте пришлось переделывать всю концепцию — и наших шоу, и процессов входов-выходов участников. Всю структуру, над которой мы работали месяц, пришлось переделывать за одну ночь.

Фото: «Старкон»

Чаще всего трудности связаны с тем, что не приезжает кто-то из участников (обычно это фанатские стенды, магазины с товарами гик-тематики). Меньше десяти часов до открытия дверей — и выясняется, что кто-то из участников, занимающих большую площадь, не приезжает. Тогда пустые 50–100 квадратных метров срочно нужно чем-то заполнять. Приходилось звонить посреди ночи друзьям, у которых есть машины, разрисованные изображениями супергероев, ставить батуты — в общем, брать идеи с потолка.

Для того чтобы организовывать мероприятия, нужно обладать всего двумя качествами. Одно из них называется «терпение» — его никогда не бывает много. Оно должно литься через край. Второе — это умение готовиться к худшему. Лучше лишний раз удивиться, когда всё идет по плану, чем ужасаться каждый раз, когда что-то идет не так.

Зарегистрироваться на курс о согласовании мероприятий можно по ссылке

Если вы нашли опечатку, пожалуйста, сообщите нам. Выделите текст с ошибкой и нажмите Ctrl + Enter.
Мастера России
Как открыть в Петербурге хостел, сделать его популярным и не прогореть. История сети «Друзья»
Как петербуржцы зарабатывают на варке натурального мыла и придумывают его рецепты — с шелком, дикими травами и манго
Как в Петербурге открывают семейные пекарни? Основатели — о домашних рецептах, постоянных посетителях и конкуренции с сетями
Проект mastera.academy запустил бесплатные курсы о том, как создать бренд косметики, открыть хостел и согласовать мероприятие
Кто в Петербурге создает дизайнерскую мебель для баров, квартир и офисов и как реставрируют исторические предметы интерьера. Истории Delo Design, бюро «Дунай» и The Idea
Петербургский бизнес
В Петербурге снова массово отменяют мероприятия. Какие концерты и спектакли перенесли в БДТ, А2 и на других площадках и как на это реагируют организаторы
За три месяца число свободных помещений в центре Петербурга достигло максимума за пять лет. Большая часть из них — на Старо-Невском проспекте
«Это имитация меры». Кафе и барам запретят работать после 23:00 — что об этом думают рестораторы
У петербургского бизнеса начали отзывать разрешения на работу за нарушение масочного режима
Беглов пригрозил бизнесу отзывом разрешения на работу за нарушение масочного режима
Новые тексты «Бумаги»
На «Бумаге» — премьера клипа «Научи меня жить» от группы «Простывший пассажир трамвая № 7»
От хюгге-кэмпа до экофермы: блогеры рекомендуют необычные места для путешествия по Ленобласти
Чем технология 5G будет полезна экономике и почему вокруг нее столько страхов? Рассказывает кандидат технических наук
На Рубинштейна постоянно проходят уличные вечеринки, где веселятся сотни людей. Местные жители жалуются на шум, а полиция устраивает рейды
Как проходило голосование по поправкам в Петербурге: вбросы бюллетеней, коронавирус у членов комиссий и участки во дворах
Вторая волна коронавируса
Петербургские суды переходят на новый режим работы. Теперь на заседания допускаются только участники процесса
Больница имени Петра Великого начала прием пациентов с коронавирусом. Там перепрофилировали 178 коек
Роспотребнадзор объявил всеобщий масочный режим в России и предписал запретить работу ресторанов и баров по ночам
Пятый павильон «Ленэкспо» начинает прием пациентов с коронавирусом
Как растет число заболевших коронавирусом в Петербурге — показываем на графике
Поддержка протестующих в Беларуси
Беларусь объявила Тихановскую в межгосударственный розыск за призывы к свержению конституционного строя
На «Марше гордости» в Беларуси задержали почти 600 человек, сообщают правозащитники
В Минске произошли столкновения милиции и протестующих. На акциях задержали несколько десятков человек, в том числе журналистов
В Петербурге прошла акция солидарности с протестующими в Беларуси. Ее участники проехали по рекам и каналам с бело-красно-белыми флагами
В центр Минска стянули автобусы с силовиками, бронетехнику и водометы. На акции протеста накануне в городе задержали около 400 человек
Коллеги «Бумаги»
Документальное кино о женщинах в ожидании свободы
В московских школах из-за ковида пожилых учителей заменят студентами
Надежда малых городов
Отравление Навального
Путин заявил, что лично дал поручение выпустить Навального на лечение за границу
Евросоюз ввел санкции против нескольких российских чиновников из-за отравления Навального
Из-за чего обвалился рубль, как на него повлияло отравление Навального и будет ли доллар по 100? Рассказывает экономист
«Санкции против всей страны не работают». Навальный призвал ЕС ввести санкции против окружения Путина
Эксперты ОЗХО подтвердили, что Алексея Навального отравили «Новичком»
Конфликт баров и жителей Рубинштейна
Улица Рубинштейна будет пешеходной в выходные только ночью. В праздники — целый день
Улица Рубинштейна официально станет пешеходной по выходным и в праздники с 20 октября
За порядком на Рубинштейна теперь следит союз владельцев баров: они наняли ЧОП и запустили «горячую линию». Но местные жители считают, что это не защитит их права
На Рубинштейна постоянно проходят уличные вечеринки, где веселятся сотни людей. Местные жители жалуются на шум, а полиция устраивает рейды
Жители Рубинштейна попросили ужесточить правила работы летних кафе во время пандемии
Озеленение Петербурга
У дома Бассейного товарищества активисты высадили 12 лип. Местные жители долго не могли получить согласование на посадку деревьев
Петербургские активисты высадили каштаны на площади Шевченко в Петроградском районе
Смольный продлил компании «Анна Нова» аренду участка в Муринском парке до августа 2024 года, сообщают активисты
Кто и как борется за сохранение деревьев в Петербурге и почему в городе так мало зелени
Петербуржцы убрались и посадили многолетние растения во дворе на Загородном проспекте
Закон о «наливайках»
В Петербурге предложили запретить выдачу двух «алкогольных» лицензий на одно помещение. Это запретит магазинам ночью продавать спиртное в розлив
В Закс Петербурга внесли новый проект закона о «наливайках». Требование о 50 квадратных метрах будет касаться только заведений в домах массовой серии. Обновлено
В центре Петербурга могут разрешить работу баров площадью более 20 квадратных метров, сообщила рабочая группа по «закону о наливайках»
Закон о «наливайках» могут смягчить. Барам меньше 50 метров разрешат работать, если они находятся в историческом центре
Беглов посетил петербургский бар Spontan, попадающий под закон о «наливайках». Губернатор выпил там соку и пригласил владельца на встречу в Смольном

Спасибо!

Теперь редакторы в курсе.