25 декабря 2019

Как спланировать идеальную новогоднюю вечеринку? Отдел мероприятий «Бумаги» советует, где искать помещение, сколько гостей звать и как их знакомить

Как найти помещение для вечеринки, успеть купить еду и напитки, спланировать развлечения для гостей и не бегать всю новогоднюю ночь в делах? И почему важно распределять обязанности и знакомить гостей?
Отдел мероприятий «Бумаги» отвечает на главные вопросы о том, как устроить идеальную вечеринку в Новый год.

С чего начать подготовку к вечеринке?

Для начала стоит определиться, где вы собираетесь праздновать Новый год. Можно устроить домашнюю вечеринку или арендовать помещение.
Как говорит продюсер мероприятий «Бумаги» Катя Юшкевич, аренда в новогоднюю ночь стоит примерно от 7 тысяч рублей в час за площадку на 30–50 гостей. Найти хорошее помещение за неделю до праздника сложно, но можно посмотреть варианты на сайтах SpeedRent и RevelTime.
Перед тем как заключить договор аренды, стоит осмотреть помещение и убедиться, что оно соответствует фотографиям от арендодателя и что там работает вся аппаратура. Лучше также составить опись всех предметов, чтобы избежать рисков в дальнейшем.
Если вы решили устроить вечеринку дома, предупредите соседей — чтобы посреди празднования к вам не приехала полиция.

Что обязательно должно быть в помещении?

В первую очередь в помещении должны быть бытовые вещи: туалет, отопление и вода. Убедитесь также, что там достаточно розеток. Для музыки понадобятся ноутбук и колонки, для видео — проектор и экран или светлая стена, на которую можно выводить изображение.
Катя Юшкевич, продюсер отдела мероприятий «Бумаги»:
— На фоне в любом случае нужна музыка. Стоит определить, кто какую технику приносит, что уже есть на площадке. Убедиться, что всё это друг с другом стыкуется, что есть все переходники и удлинители. Не нужно надеяться, что вы на месте всё быстро подключите и разберетесь — это сложно. Лучше проверить всё за несколько дней до мероприятия, а потом еще раз — мы для этого приезжаем на площадку за три часа до начала ивента.
Если вы планируете пользоваться интернетом, убедитесь, что в помещении работает Wi-Fi. Стоит также обновить подписки на музыкальные или видеосервисы.
Катя Юшкевич, продюсер отдела мероприятий «Бумаги»:
— На одном из мероприятий Science Bar Hopping у нас был спикер, который планировал провести интернет-викторину для гостей: нужно было всем зайти на сайт и в режиме онлайн отвечать на вопросы. Но бар, в котором он читал лекцию, находился в полуподвальном помещении «Голицын Лофта», а там не было интернета. И интернет-викторины тоже не было.
Если вы арендуете помещение и планируете запускать фейерверки, стоит заранее это оговорить. Зачастую на некоторых площадках запрещены конфетти, хлопушки, свечи и салюты.

Сколько людей звать?

Количество гостей определяйте исходя из габаритов помещения. Арендодатели могут назвать вам максимальную вместимость площадки. Лучше, чтобы у большинства гостей были сидячие места: мало кто сможет простоять восемь часов без отдыха.
В отделе мероприятий советуют ограничивать количество «плюс 1» — людей, которых ваши гости могут самостоятельно звать на вечеринку.
Настя Лесова, менеджер отдела мероприятий «Бумаги»:
— Желательно попросить людей, чтобы они определились с дедлайном, и за два-три дня до вечеринки могли точно сказать, придут они или нет. Так будет легче рассчитать позиции в еде и напитках, местах, предостеречься от перенаселения и наоборот. Обычно за неделю или раньше все понимают свои планы на Новый год: такие праздники планируют заранее.
На вечеринку, скорее всего, придут не все люди, которых позвали. Бесплатные мероприятия «Бумаги» в среднем посещают только 30 % тех, кто зарегистрировался. Если люди купили билеты, приходит в среднем 85 %. Но звать больше людей, чем может вместить площадка, не стоит.
Катя Юшкевич, продюсер отдела мероприятий «Бумаги»:
— Ваша вечеринка сломается, если придет три человека вместо 30 или 50 человек вместо 30. Поначалу может быть классно и многолюдно, но по факту гостям не будет хватать мест, еды, алкоголя, а иногда и возможности повесить верхнюю одежду.

Как приготовить еду и напитки для вечеринки и не разориться?

Собрать с гостей деньги за еду и напитки стоит заранее, примерно за неделю до праздника. Лучше, чтобы сумма была одинаковой для всех: независимо от того, кто что будет пить и есть.
Катя Юшкевич, продюсер отдела мероприятий «Бумаги»:
— Я считаю, что стоит скидываться одинаковой суммой. Кто-то не ест, кто-то не пьет, кто-то пьет больше, а кто-то съел торт, который стоил дороже, чем вино. По опыту нашей команды, обычно на дружеской вечеринке каждый тратит примерно 2000 рублей на организацию праздничного стола.
Алкоголь можно купить заранее, а еду — за день-два, потому что она может испортиться. Если будете делать коктейли, закажите заранее лед — есть много сервисов по доставке. 20 килограммов льда кубиками в специальном термосе стоят около 1000 рублей.
Если вы планируете самостоятельно делать покупки, лучше отправиться в круглосуточный гипермаркет. В отделе мероприятий советуют идти туда ближе к часу ночи, чтобы избежать очередей. Доставку продуктов также лучше организовать заранее.
Если вы решили, что гости сами приносят еду и напитки, стоит заранее определиться с блюдами.
Катя Юшкевич, продюсер отдела мероприятий «Бумаги»:
— Фраза «принесите что-нибудь» не работает: принесут либо всё одинаковое, либо ничего не принесут (например, у вас будет четыре салата оливье и ни одного мандарина). Работает только список, который можно сделать в общем гугл-документе, доступном всем гостям. Там можно составить табличку: «Еда — количество — кто приносит». Стоит не забыть про такие важные детали, как салфетки, тарелки, приборы и стаканы, иначе шампанское придется пить из бутылок.
В отделе мероприятий «Бумаги» советуют не возлагать всю ответственность за вечеринку на себя. Лучше распределить обязанности заранее, чтобы каждый из гостей знал, что он делает: всё это можно зафиксировать в том же гугл-документе.
Например, один человек приносить музыку на флешке, другой готовит видеоряд для проектора, третий покупает шампанское и так далее. На самом мероприятии вам останется проследить, что все сделали то, о чем договаривались. Потому что во время вечеринки у организаторов всё равно возникают непредвиденные обязанности.

Как объединить незнакомых гостей?

На вечеринках «Бумаги» — «Лучше здесь» для петербургских бизнесменов и Science Club для ученых — гостям выдают небольшие бейджи, на которых можно написать свое имя и интересы. С их помощью незнакомым друг с другом гостям легче познакомиться и начать разговор. Таким образом гости не разобьются на маленькие группы и не будут сидеть по отдельности. Если вы не напечатали бейджи заранее, их можно сделать из подручных средств: с помощью бумажного скотча и фломастеров.
Важно также определиться, кто отвечает за музыку. Если все гости будут ставить свои песни, может возникнуть путаница. Лучше организовать диджей-сеты или создать общий плейлист.
Катя Юшкевич, продюсер отдела мероприятий «Бумаги»:
— На своих вечеринках мы даем всем желающим слот в 30 минут. Гости заранее скидывают организатору желаемый плейлист, мы скачиваем его на флешку и приносим готовый уже на площадку. Гости также должны знать, кто за кем играет, чтобы не возникло путаницы. Что еще нужно для вечеринки, каждый выбирает сам. Например, можно арендовать полароид, а потом получить красивые фотографии с праздника. Или заказать ростовую куклу Киркорова, как когда-то сделал Миша Тупикин, директор отдела мероприятий. Нам же для Нового года зачастую достаточно песен и танцев.
Если вы решите организовать игры, то у каждой должен быть ведущий или модератор. Он должен принести всё необходимое, подготовить игру и провести ее.
Конфликтные ситуации между гостями обычно решаются индивидуально. Но если вы арендуете помещение и зовете много людей, то можно включить в договор охрану.

Когда заканчивать вечеринку?

Если это большая вечеринка или мероприятие в арендованном помещении, то стоит объявить об окончании мероприятия за час до того, когда вы хотели бы действительно его завершить.
Катя Юшкевич, продюсер отдела мероприятий «Бумаги»:
— Если вы знаете, что время вечеринки ограничено, можно продумать место для афтепати. Чтобы 20 человек не пытались потом спонтанно вломиться в переполненный бар с целью продолжить веселье.

Как убрать мусор после празднования?

Клининг арендованного помещения можно заранее включить в договор.
Катя Юшкевич, продюсер отдела мероприятий «Бумаги»:
— При аренде площадки не стоит думать, что вы сами всё сделаете: сами уберетесь и сами всё вынесете. Вас много, многие после вечеринки уже не захотят выносить мусор или уйдут раньше. А вы всё равно, скорее всего, скидываетесь деньгами. Клининг обычно стоит от 2 до 5 тысяч рублей, в зависимости от площадки. Если разделить эту сумму на всех гостей, выйдет немного.
При праздновании Нового года дома попросите каждого гостя выбросить какую-то часть мусора, который будет накапливаться ночью. А с утра должны убираться те, кого заранее назначили ответственными за это, — например оставшиеся у вас ночевать.

И это всё?

Да, но не переживайте. Как говорят в отделе мероприятий «Бумаги», в итоге что-то всё равно может пойти не по плану, но это не испортит вам праздник. Просто веселитесь.
Фото на обложке: кадр из фильма «Великий Гэтсби»
Если вы нашли опечатку, пожалуйста, сообщите нам. Выделите текст с ошибкой и нажмите Ctrl + Enter.

Спасибо!

Теперь редакторы в курсе.